１．当初の課題

以前は社内で全ての電話応対をしていました。しかし業務と関係ない、営業やヘッドハンターの電話が多く、非常に煩わしさを感じていました。そして会社移転を機に、スタッフも減らすことになり、今後の電話応対を検討し始めました。

２．テレフォン秘書センターを知ったきっかけ

数年前に社員ミーティングで平日1日のみスタッフ全員が外出していたときに、電話代行会社に依頼したことがありました。その時の経験から、電話代行会社の様子はわかっていました。そして移転を機に、検索エンジンを通じてテレフォン秘書センターを見つけました。

３．テレフォン秘書センター導入の決め手

まず電話代行のひとつとして英語対応ができることです。当社は世界各国に支社を多く持つため、海外からの電話も多いです。そのため日本国内からの顧客の応対プラス、英語応対は不可欠でした。また内線取次ぎサービスを持っていたことも、決め手となりました。

それから、海外出張などで内線取次ぎサービスが活用できない時も、Eメールで連絡がもらえるというオプションもありました。ですから自分たちの仕事の状況に合わせて、柔軟に対応してもらえる会社だと感じられました。他の電話代行会社は、一度メッセージを伝える方法が決められると、こちらの状況にもかかわらず、変更できない会社が多かったからです。

４．導入後の感想、テレフォン秘書センターに対しての印象

電話代行サービスを開始してからは、業務はスムーズに流れていると思います。顧客から連絡があると、私の携帯にすぐ連絡がきます。留守番電話にも用件をしっかりと残してくれます。

５．導入後の不安と解決策

各国の支社から、いろんなアクセントの英語による電話があるため、電話代行会社として英語応対がどこまでできるかが心配でした。しかしアジアのヘッドオフィスであるシンガポールからの電話を含め、問題なく対応してもらっています。 現在当社は、全て事務関係はアウトソーシングしています。電話応対を電話代行会社にアウトソーシングしたことは、実証として先例になったと思います。テレフォン秘書センターの電話代行サービスは、小規模で、しかも英語応対が必要な会社には、おすすめの会社だと思います。

〜遠藤様、貴重なお時間を頂戴してありがとうございました。〜